Aujourd'hui, la plupart des entreprises se débarrassent des documents papier afin de faciliter certaines activités. Cela vise également à réduire certains coûts, notamment lors du transport et de la sécurisation des documents. Grâce aux différents moyens informatiques, dont l'utilisation de la signature électronique, la sécurité des données est aujourd'hui assurée. Cependant, le recours à ces outils informatiques nécessite une grande expérience, car il s'agit de sécuriser plusieurs bases de données d'une entreprise. Mais quels sont les avantages de la dématérialisation dans une entreprise ?
Qu'est-ce que la dématérialisation en entreprise ?
C'est un moyen de réduire le nombre de papiers à utiliser dans une entreprise. Auparavant, les gens ne pouvaient pas se débarrasser des papiers et des stylos pour écrire le contenu d'un document. Aujourd'hui, le monde numérique permet d'effectuer plusieurs dizaines de tâches en même temps. Cela ne nécessite bien sûr pas l'utilisation d'un papier et d'un stylo. En effet, plusieurs programmes d'écriture (WORD, EXCEL, ACCESS, PPT, etc.) sont aujourd'hui disponibles pour rédiger facilement un texte. Dans ce cas, pour faciliter la tâche, il suffit d'avoir une expérience dans la manipulation de ces logiciels et dans la saisie. En ce qui concerne la sécurité du contenu écrit, la signature électronique doit être utilisée dans ce cas, car elle donne de la valeur à votre document. D'autant plus que son but est de sécuriser ce dernier.
Quels sont les avantages de la dématérialisation en entreprise ?
La dématérialisation est en fait un enjeu économique pour une entreprise. Dès lors que cette dernière opte pour la dématérialisation des documents papier, le gain de temps et la réduction de certains coûts seront assurés. Par exemple, le transport de documents papier nécessite l'utilisation d'un véhicule de transport. Dans ce cas, les frais de transport présentent l'augmentation des dépenses dans l'entreprise. Alors que l'existence d'Internet permet de transférer facilement en quelques secondes plusieurs documents électroniques vers un compte personnel ou un lieu de stockage électronique. De plus, la sécurisation des documents papier nécessite l'emploi d'un agent de sécurité alors que vous pouvez sécuriser votre document numérique à l'aide d'une signature électronique. Ainsi, la dématérialisation est une voie de développement de l'entreprise.
Quelles sont les formes de la dématérialisation en entreprise ?
Tout d'abord, la dématérialisation est encadrée par la loi depuis 2000. Dans ce cas, l'intervention de la signature électronique est requise, pour dire que tous les documents électroniques doivent être signés pour garder sa valeur. C'est déjà une forme de dématérialisation. Les factures papier peuvent également être dématérialisées. Toutefois, cela nécessite l'utilisation d'un logiciel de gestion commerciale. Cette forme vise à faciliter la facturation de l'achat d'un client. Par ailleurs, les appels d'offres sont aujourd'hui dématérialisés. Cette forme de dématérialisation est facile, car le DUME ou document unique de marché européen est aujourd'hui disponible. Il vous permet de transférer sur votre cloud AWS les formulaires (DC1 et DC2) à remplir.